Descubre como gestionar el control de gastos, con la reanudación de los viajes de negocios

Después de meses de restricciones de viaje debido a la pandemia de COVID-19, los viajes de negocios se están reanudando. A medida que las empresas vuelven a realizar reuniones presenciales y eventos, es importante que implementen un control riguroso sobre los gastos de viaje para garantizar que se mantengan dentro del presupuesto y se cumplan todas las políticas y regulaciones pertinentes. Afortunadamente, SAP CONCUR ofrece soluciones integrales de gestión de gastos de viaje que ayudan a las empresas a mantener de manera eficiente y efectiva el control presupuestal.

La reanudación de los viajes de negocios puede tener varias ventajas para las empresas, como:

1. Mejora de las relaciones comerciales: los viajes de negocios permiten a las empresas interactuar directamente con sus clientes, socios comerciales y proveedores, lo que puede ayudar a mejorar las relaciones comerciales y fortalecer los lazos empresariales.
2. Crecimiento de las ventas: el contacto directo con los clientes y socios comerciales puede aumentar las oportunidades de ventas y ayudar a cerrar tratos más rápidamente.
3. Exploración de nuevos mercados: los viajes de negocios también pueden proporcionar a las empresas la oportunidad de explorar nuevos mercados y oportunidades de negocio.
4. Promoción de la marca: los viajes de negocios pueden ayudar a las empresas a promocionar su marca y aumentar su visibilidad en diferentes mercados.
5. Formación y desarrollo de los empleados: los viajes de negocios pueden ser una forma valiosa para que los empleados se capaciten y se desarrollen profesionalmente, adquiriendo nuevas habilidades y conocimientos en diferentes entornos comerciales y culturales.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que la reanudación de los viajes de negocios también puede tener desventajas, como costos elevados, riesgos para la salud y seguridad de los empleados, y posibles impactos ambientales negativos. Las empresas deben evaluar cuidadosamente los beneficios y riesgos antes de tomar decisiones sobre los viajes de negocios. Una de las opciones es contar con herramientas que le permitan el control de los gastos asociados a estos viajes, tener visibilidad en todo momento y facilitar el proceso en general desde el punto de vista de los viajeros que deben reportan de una forma sencilla, rápida y apegada a las normas, sus relaciones de gastos de viaje, así como el procesamiento de estas alineadas a las políticas empresariales, para esto las empresas cuentas con SAP CONCUR.

Una de las mayores ventajas de SAP CONCUR es que es una solución completa de gestión de gastos de viaje que se integra perfectamente con las políticas de la empresa y las herramientas de gestión de presupuesto. Con SAP CONCUR, las empresas pueden crear y personalizar políticas de gastos que se ajusten a sus necesidades específicas, lo que les permite controlar los gastos de manera más efectiva. Además, la solución es fácil de usar y ofrece una interfaz intuitiva que facilita la gestión para todos los miembros del equipo.

Adicionalmente, SAP CONCUR es que automatiza muchos de los procesos de gestión de gastos de viaje. Esto significa que las empresas pueden reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para administrar los gastos de viaje. Por ejemplo, la solución puede capturar automáticamente los detalles de los gastos de viaje, como las reservas de hotel y vuelo, y los gastos de comidas y transporte, lo que reduce la necesidad de que los empleados tengan que ingresar manualmente la información. Además, la solución también puede integrarse con las tarjetas de crédito corporativas, lo que facilita aún más la gestión de los gastos de viaje.

Otra gran ventaja de SAP CONCUR es su capacidad para ofrecer una visibilidad completa de los gastos de viaje en tiempo real, permitiendo el monitoreo de estos en la medida que se producen, lo que les permite tomar medidas inmediatas si se detectan irregularidades o excesos en los gastos. Además, la solución ofrece informes detallados y análisis de gastos, lo que permite a las empresas evaluar sus gastos de viaje y hacer ajustes a sus políticas y presupuestos en consecuencia.

SAP CONCUR es una solución completa de gestión de gastos de viaje que ofrece numerosos beneficios a las empresas que la utilizan. A continuación, se presentan 10 beneficios clave de contar con SAP CONCUR:

1. Ahorro de tiempo: SAP CONCUR automatiza muchos procesos de gestión de gastos de viaje, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesario para administrar los gastos.
2. Ahorro de costos: La visibilidad completa de los gastos de viaje que ofrece SAP CONCUR ayuda a las empresas a identificar áreas en las que se pueden reducir los costos y ajustar los presupuestos.
3. Control de gastos: SAP CONCUR permite a las empresas crear y personalizar políticas de gastos que se ajusten a sus necesidades específicas, lo que les permite controlar los gastos de manera más efectiva.
4. Mayor cumplimiento: Las políticas de gastos personalizadas de SAP CONCUR ayudan a garantizar que los empleados cumplan con las políticas y regulaciones de la empresa en materia de gastos de viaje.
5. Informes detallados: SAP CONCUR ofrece informes detallados y análisis de gastos, lo que permite a las empresas evaluar sus gastos de viaje y hacer ajustes a sus políticas y presupuestos en consecuencia.
6. Integración con tarjetas de crédito: La capacidad de SAP CONCUR para integrarse con las tarjetas de crédito corporativas facilita la gestión de los gastos de viaje y reduce el riesgo de errores en la captura de datos.
7. Facilidad de uso: La interfaz intuitiva de SAP CONCUR hace que la gestión de gastos de viaje sea fácil para todos los miembros del equipo.
8. Visibilidad en tiempo real: SAP CONCUR ofrece visibilidad completa de los gastos de viaje en tiempo real, lo que permite a las empresas monitorear sus gastos de viaje a medida que se producen y tomar medidas inmediatas si se detectan irregularidades.
9. Análisis predictivo: SAP CONCUR utiliza el análisis predictivo para ayudar a las empresas a identificar áreas de gastos de viaje en las que se pueden reducir costos y optimizar el presupuesto.
10. Movilidad: SAP CONCUR ofrece una aplicación móvil que permite a los empleados gestionar sus gastos de viaje desde cualquier lugar, lo que mejora la eficiencia y la productividad.

En términos generales los proyectos de implementación de SAP CONCUR incluyen:

1. Evaluación de necesidades: antes de la implementación, es importante evaluar las necesidades y objetivos específicos de la empresa. Esto puede incluir la revisión de los procesos de gastos y viajes existentes, la identificación de áreas de mejora y la definición de los requisitos de la solución SAP Concur.
2. Configuración y personalización de la solución: una vez que se han identificado los requisitos, se puede comenzar a configurar y personalizar la solución SAP Concur para satisfacer las necesidades específicas de la empresa. Esto puede incluir la configuración de la estructura de cuentas, la definición de los flujos de trabajo de aprobación y la integración con sistemas existentes.
3. Capacitación y formación de los usuarios: es importante capacitar a los usuarios en la nueva solución para asegurar una adopción efectiva. Esto puede incluir la formación en línea, capacitación presencial y la creación de guías de usuario y manuales.
4. Pruebas y verificación: antes de poner en marcha la solución, es importante realizar pruebas exhaustivas para asegurar su correcto funcionamiento. Esto puede incluir la verificación de los flujos de trabajo, la integración con otros sistemas y la validación de los datos.
5. Puesta en marcha y soporte: una vez que se ha implementado la solución SAP Concur, es importante proporcionar soporte continuo a los usuarios y asegurar que la solución siga cumpliendo con los objetivos de la empresa. Esto puede incluir la resolución de problemas, la actualización de la configuración y la optimización de los procesos.

En conclusión, con la reanudación de las reuniones y eventos presenciales, es importante que las empresas cuenten con soluciones de gestión de gastos efectivas para controlar y monitorear los costos asociados con estos eventos. SAP CONCUR ofrece una solución completa y personalizable que ayuda a las empresas a gestionar eficazmente los gastos de los eventos, lo que les permite enfocarse en crear una experiencia exitosa y significativa para los asistentes.

En el siguiente link podrá encontrar mayor información sobre la solución SAP CONCUR.