¿Qué tener en cuenta en un proyecto de conversión de SAP ECC a S/4HANA Cloud?

La conversión de SAP ECC a RISE With SAP es una tarea crítica para las empresas que buscan modernizar su infraestructura tecnológica y aprovechar los beneficios de SAP S/4HANA Cloud. Sin embargo, este proceso requiere una planificación y ejecución meticulosas. En este blog, abordaremos los aspectos clave a considerar en cada fase del proyecto, desde la infraestructura y arquitectura, hasta la gestión del cambio, licenciamiento, y procesos.

1. Infraestructura & Arquitectura

Requisitos técnicos previos
Antes de comenzar el proyecto de conversión, es esencial asegurar que la infraestructura esté alineada con los requisitos de SAP S/4HANA. Las empresas deben evaluar la compatibilidad del hardware, el sistema operativo, y la base de datos actual (en caso de estar utilizando bases diferentes a SAP HANA).

Arquitectura recomendada: Cloud, on-premise o SaaS
La elección de la arquitectura depende de varios factores, como la flexibilidad deseada, costos, y necesidades de cumplimiento. RISE With SAP ofrece una solución de software como servicio (SaaS) altamente escalable, ideal para empresas que buscan migrar a la nube y reducir la complejidad de la gestión de su infraestructura on-premise.

Número de entornos necesarios
Un proyecto de conversión generalmente requiere tres entornos: desarrollo (DEV), pruebas (QA), y producción (PRD). También se recomienda crear un entorno de preproducción que simule fielmente la configuración de producción para realizar pruebas exhaustivas antes del "go-live".

Estrategia de adopción de SAP S/4HANA
Las estrategias más comunes incluyen el enfoque "Brownfield" (conversión del sistema existente) y el enfoque "Greenfield" (implementación desde cero). La elección depende de la madurez de los procesos actuales, la calidad de los datos, y el nivel de personalización del sistema ECC.

2. Licenciamiento & Accesos

Accesos indirectos
Los accesos indirectos han sido un tema de preocupación en SAP desde hace algunos años. En el diseño de la nueva solución, es clave definir cómo los sistemas externos (como plataformas de e-commerce o aplicaciones de terceros) interactuarán con SAP S/4HANA para evitar cargos inesperados por licenciamiento.

Cobertura de acceso para usuarios externos
Con la llegada de RISE With SAP, es posible gestionar accesos para usuarios externos, como proveedores, utilizando portales o integraciones específicas. Esto facilita la interacción con socios comerciales y mejora la eficiencia operativa.

Cambios en el licenciamiento
Los esquemas de licenciamiento en RISE With SAP están basados en la suscripción, lo que cambia el enfoque tradicional de licencias perpetuas. Además, el soporte se incluye en el modelo, lo que puede ser una ventaja para empresas que buscan previsibilidad en costos a largo plazo.

Definición de roles y permisos
La construcción de roles y permisos en SAP S/4HANA es un paso crucial. Herramientas como SAP Identity Management o SAP GRC pueden ayudar a definir y gestionar estos roles, asegurando que el sistema cumpla con los requisitos de seguridad y auditoría.

3. Procesos & Funcionalidad

Impacto en los procesos
SAP S/4HANA no solo es una actualización tecnológica, sino que también introduce mejoras significativas en los procesos empresariales. Esto incluye la simplificación de estructuras de datos y transacciones, la optimización de la gestión del inventario y finanzas, y la incorporación de análisis en tiempo real gracias a SAP Fiori y la base de datos en memoria de SAP HANA.

Nuevas funcionalidades
S/4HANA integra una serie de nuevas funcionalidades, como la gestión avanzada de almacenes (EWM) y la planificación de la producción integrada (PP/DS). Además, las soluciones de SAP como Ariba, SuccessFactors y Concur permiten gestionar áreas como la cadena de suministro, el capital humano, y los viajes, respectivamente, de forma más eficiente.

Movilización de procesos de negocio
Con S/4HANA, muchas empresas optan por movilizar ciertos procesos, es decir, habilitar su ejecución desde dispositivos móviles. Esto aumenta la flexibilidad y permite que los equipos trabajen de forma remota de manera más efectiva.

Evolución del reporting
El reporting en SAP S/4HANA ha mejorado exponencialmente gracias a herramientas como Embedded Analytics, que ofrece informes analíticos en tiempo real directamente dentro del sistema. Esto reduce la necesidad de sistemas de inteligencia de negocio externos.

4. Desarrollo & Integración

Migración de datos
La migración de datos es uno de los desafíos más importantes en cualquier proyecto de conversión. Las herramientas de SAP, como el Data Migration Cockpit, facilitan este proceso. Además, es recomendable realizar un archivado previo de datos obsoletos para reducir la cantidad de información a migrar.

Impacto en desarrollos a medida
Los desarrollos personalizados deben ser evaluados cuidadosamente. S/4HANA puede ofrecer funcionalidades estándar que reemplazan algunos de estos desarrollos, y SAP recomienda reducir al mínimo las personalizaciones para mantener la simplicidad y facilidad de actualización del sistema.

Integración con otros sistemas
Para integrar S/4HANA con otros sistemas, SAP proporciona herramientas como SAP Integration Suite, que permite conectar múltiples sistemas de manera ágil y flexible, incluyendo soluciones en la nube y sistemas on-premise.

5. Gestión del Cambio

Impacto en la organización
La conversión a SAP S/4HANA implica un cambio no solo a nivel tecnológico, sino también en la forma en que los empleados trabajan. Es fundamental preparar a los equipos con una gestión del cambio robusta, que incluya formación adecuada, comunicación continua y soporte post-conversión.

Puntos críticos del proyecto
Algunos de los aspectos más críticos incluyen la gestión del tiempo, el control de costos, y asegurar la calidad de los datos migrados. Tener un plan de contingencia para estos aspectos es clave para mitigar riesgos.

6. ¿Por dónde empezar? El valor del Assessment de NBTEAM

La mejor forma de comenzar una conversión a SAP S/4HANA es a través de un Assessment exhaustivo. NBTEAM ofrece un paquete de evaluación que incluye un análisis en profundidad de la viabilidad técnica y funcional del proyecto, así como una revisión de la calidad de los datos. Con este Assessment, las empresas pueden limpiar sus datos, entender los impactos en sus procesos actuales, y crear un entorno de prueba de concepto (POC) que les permita visualizar cómo será el sistema en su entorno real.

Además, el Assessment proporciona una estrategia clara para abordar el proyecto con el menor costo posible y la máxima eficiencia, minimizando riesgos y maximizando el valor de la inversión en SAP S/4HANA.

Principales Objetivos del Assessment de Transformación a S/4HANA

• Desarrollar una estrategia SAP S/4HANA de alto nivel.
• Proporcionar una evaluación de la viabilidad técnica y funcional de una conversión SAP S/4HANA (al menor costo posible).
• Definir claramente el tipo de proyecto que debe abordar la organización.
• Crear un entorno SAP a modo de prueba de concepto (POC) de la conversión a S/4 HANA.

¿Qué incluye nuestra propuesta?

• Informe “Readiness check”, incluida la lista de las Fiori apps recomendadas y otros aspectos relevantes.
• Informe de análisis de conversión de “Business Partners”.
• Informe de análisis de código ABAP usando “Custom code migration analysis”.
• Arquitectura de destino de empresa inteligente presentado a través de Visio/PowerPoint. Incluye análisis del “Sizing” requerido.
• Taller de retroalimentación y presentación de hallazgos.
• Información necesaria para estructurar el caso de negocio de S/4HANA. Se puede usar “RISE value calculator”
• Recomendación sobre el tipo de proyecto (Conversión técnica, re- implementación, migración selectiva).
• En el caso que se elija realizar la prueba de concepto (POC) de conversión a S/4 HANA, se entrega un ambiente totalmente migrado y una bitácora de este proceso.

Conclusión

La conversión a RISE With SAP es una oportunidad para modernizar los sistemas y procesos empresariales. Al enfocarse en una evaluación inicial sólida, como el Assessment de NBTEAM, las empresas pueden abordar el proyecto con confianza, asegurándose de que todos los aspectos técnicos, funcionales y organizativos estén alineados para el éxito.