¿Por qué debemos hablar de un Proyecto de Transformación y no de Conversión en SAP S/4HANA?

La conversión de SAP ECC a RISE With SAP es una tarea crítica para las empresas que buscan modernizar su infraestructura tecnológica y aprovechar los beneficios de SAP S/4HANA Cloud. Sin embargo, este proceso requiere una planificación y ejecución meticulosas. En este blog, abordaremos los aspectos clave a considerar en cada fase del proyecto, desde la infraestructura y arquitectura, hasta la gestión del cambio, licenciamiento, y procesos.

Me consigo comúnmente con varios mitos, y mis 40 años en el mundo de la tecnología me ayudan a dar respuestas a estas dudas. Muchas empresas medianas me manifiestan sus dudas sobre la adopción de un ERP como SAP debido a percepciones sobre su costo, tiempo de implementación y complejidad.

La tecnología es una ventaja competitiva indiscutible hoy en día que puede mejorar significativamente los procesos de negocio. Sin embargo, las empresas medianas del Caribe enfrentan diversos retos al intentar transformarse digitalmente, lo que puede frenar su éxito, una estrategia de transformación digital bien orientada pondrán a su alcance importantes oportunidades de crecimiento, diferenciación y liderazgo. Conocer y enfrentar estos retos es crucial para adoptar estrategias que allanen el camino hacia la digitalización.

Las organizaciones necesitan soluciones tecnológicas que no solo se implementen rápidamente, sino que también generen resultados inmediatos y medibles. NBTEAM, como partner SAP en el Caribe, ha desarrollado la estrategia QuickWins, diseñada para transformar la forma en que las empresas adoptan y maximizan el valor de SAP SuccessFactors, SAP Ariba, y Grow With SAP. Esta estrategia está perfectamente alineada con la metodología LACE de SAP, que abarca las fases de LAND, ADOPT, CONSUME y EXPAND.

El SAP Partner Summit Latin America and the Caribbean 2024, celebrado en Bariloche, Argentina, en el icónico Llao Llao Resort, fue un evento clave para la comunidad de socios de SAP en la región. NBTEAM participó activamente en este encuentro, que destacó por su enfoque en la innovación, la inteligencia artificial, y las soluciones en la nube, como GROW with SAP y RISE with SAP. Aquí te comparto un resumen de los temas más importantes que se abordaron durante el evento:

Contar con un sistema ERP robusto y flexible es crucial para el crecimiento y la sostenibilidad de su empresa. Aunque SAGE 100 ha sido una opción popular para muchas empresas medianas, SAP S/4HANA Cloud (Grow With SAP) se presenta como una alternativa superior, diseñada para enfrentar los desafíos modernos y aprovechar las oportunidades emergentes. A continuación, exploramos las razones por las cuales migrar de SAGE 100 a SAP S/4HANA Cloud Public Edition podría ser la mejor decisión para tu negocio.

NBTeam se complace en anunciar a nuestro nuevo aliado de negocios:  VOQUZ, un proveedor líder de diagnósticos de autorización de cumplimiento y gestión de licencias para su implementación de SAP.

RISE with SAP es una solución de ERP en la nube que combina software, servicios y tecnología para ayudar a las empresas a gestionar sus procesos de negocio de manera más eficiente. Una de las ventajas de RISE With SAP es su enfoque en la simplicidad, la integración y la automatización de procesos, lo que ayuda a reducir costos y aumentar la eficiencia.

"Cada historia de éxito es una historia de constante adaptación, revisión y cambio". - Richard Branson

En línea con la misma filosofía, SAP reconstruyó SAP ECC desde cero, para crear SAP S / 4HANA en 2015 y así aprovechar las capacidades de análisis de datos y rendimiento de SAP HANA.

Para comenzar con una conversión simple de SAP ECC a SAP S / 4HANA, lo más importante que hay que comprender es la diferencia básica entre los dos.

A continuación, las diferencias más importantes entre SAP ECC y SAP S/4HANA:

(Fuente de datos: SAP)

En resumen, la conversión del sistema suele ser la opción más rápida, un enfoque que convierte cualquier sistema SAP ECC 6.x que se ejecuta en cualquier base de datos a SAP S / 4HANA, conservando su configuración, personalizaciones y datos históricos existentes. Este enfoque permite una rápida conversión técnica, agregando innovaciones gradualmente para los usuarios.

Los principales equipos involucrados en un proyecto de conversión son el Equipo de Tecnología (responsable de ejecutar la herramienta Software Update Manager (SUM) en todas las plataformas (Sandbox, Desarrollo, Calidad, Seco y Producción)); Equipo Funcional (responsable del pre-chequeo de compatibilidad de Software Update Manager, Functional Factory, Migración a nuevas Tablas de Finanzas, Gestión de Créditos y activación de Material Ledger, involucrando diferentes Líneas de Negocio); Equipo de seguridad (ajuste de roles para nuevas aplicaciones Fiori); el Equipo de Programación de Aplicaciones Empresariales Avanzadas (ABAP) (responsable de la adaptación del código personalizado, corrección del código SAP S / 4HANA, etc.) y un Equipo Fiori (responsable de configurar el Fiori Launchpad y el diseñador de Launchpad).

Para comenzar con un proyecto de conversión, primero debemos discutir y decidir sobre la limpieza de datos. Esto incluye datos maestros, así como limpieza de datos transaccionales (limpieza de datos históricos) según los requisitos legales de los clientes. La limpieza de datos ayuda a reducir el tamaño de la base de datos que se va a convertir, lo que resulta beneficioso para el equipo de tecnología para una conversión sin problemas.

(Fuente de la imagen: SAP)

Comenzando con la fase de preparación, el documento base para comenzar con la conversión es el Readiness Check Report: (transacción SE38 - ejecutar / SDF / RC_START_CHECK)

Readiness Check es un análisis de alto nivel para obtener un panel de resultados y también descargarlo en un documento de resultados con detalles de funciones comerciales activas, compatibilidad de complementos, análisis de código personalizado, aplicaciones Fiori recomendadas, dimensionamiento de SAP S / 4HANA, elementos de simplificación, proceso comercial Gestión de volumen de datos y análisis.

Los principales elementos que deben analizarse desde un punto de vista funcional son: funciones comerciales activas, compatibilidad con complementos y elementos de simplificación.

Active Business Functions: las funciones comerciales activas nos permiten utilizar nuevas funciones y mejoras específicas para nuestros diversos procesos comerciales.

En SAP S / 4HANA, las funciones comerciales pueden tener el siguiente estado: "always_on", "customer_switchable" y "always_off". Esto da como resultado el siguiente comportamiento durante la conversión del sistema:

- Si una función comercial se activó en el sistema de lanzamiento de inicio, pero se definió como "siempre_apagado" en SAP S / 4HANA, edición local, entonces una conversión del sistema aún no es posible con este lanzamiento en el momento actual.
- Si una función empresarial se desactivó en el sistema de lanzamiento de inicio, pero se definió como "always_on" en el lanzamiento de destino, entonces la función comercial se activará automáticamente durante la conversión.

(Fuente de datos: notas de SAP 2240360 y 2240359)

Add-on Compatibility: la verificación analiza cuántos complementos están instalados en el sistema, con la ayuda de un planificador de mantenimiento (Maintenance Planner), si son compatibles con SAP HANA.

Los Add-On existentes en el sistema SAP ECC de un cliente que serán parte de la versión objetivo de SAP S / 4HANA deben ser compatibles para permitir que se lleve a cabo el proceso de conversión / actualización del sistema.

El planificador de mantenimiento (Maintenance Planner) es una solución alojada por SAP que le ayuda a planificar y mantener los sistemas en su entorno. El planificador de mantenimiento también ayuda al cliente a obtener una vista del estado de compatibilidad de los complementos en su sistema SAP ECC antes de la conversión / actualización del sistema a SAP S / 4HANA.

Consulte https://blogs.sap.com/2021/03/15/handling-add-ons-during-a-system-conversion-to-sap-s-4hana/ para obtener una descripción detallada sobre el manejo de complementos durante el sistema. conversión.

Elementos de simplificación (Simplification Items): al ejecutar el informe mencionado anteriormente, puede obtener una lista de elementos de simplificación que son relevantes para la base de datos de clientes específica y que deben examinarse antes de convertir el sistema SAP ECC a SAP S / 4HANA.

A continuación se muestra cómo se ve la Lista de elementos de simplificación, después de la ejecución del Informe de verificación de preparación en SE38:

(Fuente de la imagen: SAP)

La columna "Relevancia" describe la relevancia del elemento (relevante / no relevante / no se puede determinar la relevancia (ejecutar la verificación manualmente)).

La segunda columna habla de la consistencia del elemento (advertencia / error / resuelto / inconsistente). Los elementos con errores y advertencias son los que deben examinarse y resolverse antes de pasar a la conversión. También existe una opción para la exención de los elementos de simplificación. Esto se puede aplicar a los elementos que se pueden cubrir después de la conversión y no afectaría la ejecución de Software Update Manager de ninguna manera.

Cada artículo de simplificación tiene una nota de SAP de referencia que explica cómo proceder para resolver el artículo específico. Refiriéndose a las notas correspondientes, un consultor puede proceder fácilmente con la resolución de los elementos de simplificación abiertos.

La Conversión funciona en tres fases a un alto nivel:

Preconversión - Software Update Manager (ejecutado por el equipo de tecnología) - Postconversión

Preconversión y evaluaciones detalladas (Detailed Assessments):

La resolución de los elementos de simplificación es una actividad previa a la conversión. Desde el lado de la logística, la mayoría de las actividades son previas a la conversión, mientras que para las finanzas, también tenemos mucha participación durante la posconversión. Durante esta fase, llevamos a cabo sesiones de evaluación detallada con los clientes, presentándoles los posibles cambios que podrían afectar directa o indirectamente el proceso comercial una vez que el sistema se haya convertido.

Fit-Gap Analysis:

Este es un hito importante, donde los cambios y su impacto comercial se discuten en detalle con los clientes. También hay ciertos cambios opcionales que son parte de la conversión y deben explicarse al cliente en el formato tal como es y futuro para brindar una oportunidad al cliente de decidir si desea continuar con el Sea un proceso o si están de acuerdo con el proceso actual y quieren realizarlo como está. Otra decisión importante que debe discutirse y tomarse es sobre las aplicaciones de Fiori. Después de la conversión, hay ciertas transacciones de FI que quedarían completamente obsoletas y serían reemplazadas por Fiori. Junto con las aplicaciones obligatorias, los clientes también tienen la opción de implementar aplicaciones Fiori para transacciones que todavía son compatibles con SAP S / 4HANA. Estas discusiones se pueden llevar a cabo durante las sesiones de Análisis de Fit-Gap.

Administrador de actualizaciones de software (SUM):

Una vez finalizada la identificación y resolución de los elementos de simplificación, el equipo de Basis ejecuta la herramienta SUM (Administrador de actualizaciones de software), una herramienta multipropósito que admite varios procesos, como realizar una actualización de lanzamiento, instalar paquetes de mejora, aplicar Support Package Stacks, instalar complementos o actualizar componentes individuales en SAP NetWeaver.

Post-conversión:

Después de la conversión de Software Update Manager, viene el turno de las actividades posteriores a la conversión. Estos incluyen la migración manual de datos, las adaptaciones de código personalizadas, las implementaciones de flujos de trabajo, informes, interfaz, conversión, mejoras y formularios (WRICEF) que se requieren como parte de los requisitos del cliente y el panorama del sistema.

Junto con lo anterior, los consultores también deben preparar un documento de configuración / libro de ejecución que se pueda utilizar como guía para comprender los principales cambios de configuración que se han realizado como parte de la conversión.

Una vez que hayamos terminado con las actividades posteriores a la conversión, procedemos con la prueba. Este proceso es aplicable a todos los paisajes (Sandbox, Desarrollo y Calidad). En Sandbox, realizamos una prueba de humo, con el fin de probar las transacciones y funcionalidades básicas. De manera similar, en Desarrollo, realizamos una ronda de pruebas unitarias. Una vez que se convierte el sistema de calidad, las pruebas de integración del sistema (SIT) y las pruebas de aceptación del usuario (UAT) se llevan a cabo desde el extremo del cliente (con el apoyo de SAP).

Plan de Cutover:

Después de la aprobación de la prueba de integración del sistema (SIT) y la prueba de aceptación del usuario (UAT), comenzamos con la planificación de transición. Esto incluye un cronograma planificado para todas las acciones relevantes que se realizarán en el ensayo y el sistema de producción para implementar la conversión final de SAP ECC a SAP S / 4HANA. El plan de transición incluye los puntos de contacto de las líneas de negocio responsables y sus actividades cronometradas y planificadas para tener una conversión sin problemas y exitosa.

Por lo tanto, para concluir, se puede llevar a cabo una conversión exitosa a SAP S / 4HANA si se consideran y se examinan bien los puntos clave mencionados anteriormente.

(Fuente: artículo original de Pooja Divyanshi publicado en el Community Blog de SAP. https://blogs.sap.com/2021/10/20/sap-ecc-to-sap-s-4hana-conversion-a-high-level-guide-for-the-beginners/)